Ausgangslage
Offerten waren im Betrieb Chefsache, und zwar Handarbeit. Für jede Anfrage suchte der Inhaber eine ähnliche, ältere Offerte heraus, kopierte Positionen zusammen, passte Mengen und Preise an und formatierte das Ganze. Rund 45 Minuten pro Offerte, mehrmals die Woche, meistens am Abend. Die Folgen waren absehbar: Offerten gingen später raus als beim Wettbewerb, hin und wieder schlich sich ein Copy-Paste-Fehler ein, und von Dokument zu Dokument sah alles ein bisschen anders aus.
Lösung
Wir haben die Offerten-Erstellung in einen n8n-Workflow übersetzt, den der Inhaber selbst auslöst. Er erfasst nur noch die Eckdaten: Kunde, Leistung, Mengen, Besonderheiten. Der Workflow zieht die passenden Positionen und aktuellen Preise aus den Stammdaten, formuliert die Texte LLM-gestützt im Ton des Betriebs vor und erzeugt daraus ein kundenfertiges PDF im festen Layout. Vor dem Versand prüft der Inhaber das Resultat. Die Fleissarbeit übernimmt der Workflow, die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Wichtig war uns ein wiederholbarer Prozess statt einer Blackbox. Jeder Schritt im Workflow ist sichtbar und nachvollziehbar, und der Betrieb kann ihn selbst anpassen, etwa wenn sich Preise oder Leistungen ändern.
Stack
n8n ist der Motor. Es nimmt die Eckdaten entgegen, orchestriert alle Schritte und protokolliert jeden Lauf. LLM-gestützte Textbausteine formulieren die Offerten-Texte aus den strukturierten Daten vor, immer im gleichen Ton. Die PDF-Generierung giesst das Ergebnis in ein festes Layout mit Logo, Positionen und Konditionen, sodass jede Offerte aussieht wie aus einem Guss.
Ergebnis
Eine Offerte dauert heute rund 4 Minuten statt 45. Eckdaten erfassen, Resultat prüfen, abschicken. Anfragen werden noch am selben Tag beantwortet statt erst am Ende der Woche, die Dokumente sind durchgehend konsistent, und der Inhaber hat seine Abende zurück. Der Workflow läuft seit der Übergabe im Alltagsbetrieb, ausgelöst vom Inhaber selbst, ohne dass wir eingreifen müssen.
«Offerten in 4 Minuten statt 45. Was vorher einen halben Nachmittag gefressen hat, ist jetzt ein Knopfdruck.»
Wo frisst dein Betrieb Stunden?
Offerten sind nur ein Beispiel. Lead-Bearbeitung, E-Mail-Triage und Datenpflege folgen demselben Muster. Wie wir solche Projekte angehen, liest du auf KI-Automation. Und ja, unsere eigenen Offerten laufen über genau denselben Workflow.